人民法院的档案是国家档案的重要组成部分真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动,是维护法院审判历史面貌的重要凭证,也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。基层人民法院的档案工作是国家档案工作的重要组成部分,它既是人民法院审判、执行活动的真实记录,也是社会的宝贵财富。在我国经济社会高速发展的今天，法院档案的拥有量和使用量日益增多，这也对法院的档案管理工作也提出了更高要求。我们人民法院的档案管理工作也必须步入一个新的阶段，在新形势下我们要在充分认识基层人民法院档案工作的特点及存在的问题基础上，把法院档案管理工作纳入科学化、规范化、制度化、便捷化的轨道，使其更好地为审判工作服务，更好地推动法院各项工作的顺利开展。

一、基层法院档案管理工作的特点

法院的档案主要由三部分组成：一是行政文书档案，二是诉讼文书档案，三是会计档案。诉讼文书档案是专业性很强的档案，所以我们法院的档案管理工作就有以下几个特点：

1、法院档案管理工作是一项保护法院诉讼活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映法院工作活动的珍贵资料，大部分材料只有一份，是手抄本，因此，是孤本，一但丢失或损毁，将造成无法补救的损失。

2、其保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。特别是国家公安、安全机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。

3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，诉讼档案数量不断增多，一直居全国各个系统之首；并且根据《人民法院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。

4、纸质档案与电子档案并存。随着全国法院审判信息管理系统的启用，各地基层法院不同程度地将案件信息（1-5年不等）录入电脑，事实上，形成了电子档案与纸质档案并存的局面。

二、存在问题及原因

国无史则国事无鉴，县无志则风土人情不明。以我院为例，从建国后至今，我院档案工作在当地档案管理部门、上级法院和院领导班子的指导和关怀下，经过一茬又一茬档案工作人员的辛勤工作，现有室藏档案总数逾50000册。但是，在档案管理上也存在一些不尽如人意的地方，主要表现在 :

1、重诉讼档案，轻文书档案。由于以审判工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，直接产生了法院重诉讼档案，轻文书档案的问题。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到了较高的重视，强调诉讼卷宗的重要性比强调文书资料的重要性多得多，甚至没有强调文书资料的重要性，工作移交也更多是针对审判工作和财物的移交。档案保管的重心也在诉讼档案上，对于每年的文书档案归档工作重视不够，除会计档案外，导致多年来一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等归档不及时，查找困难，甚至无法查找，不仅浪费时间和精力，还带来工作上的被动。

2、档案管理人员不能做到专职。按有关规定，每万册档案应当配备1名专职档案管理人员，由于单位长期严重缺编和其他原因，档案管理人员长期由1人兼职担任，精力和时间都无法得到保证，给档案管理工作带来不小的影响，除诉讼档案外，文书档案多数不能做到及时清理归档。此外，档案人员的专职化，有助于落实工作责任，增强工作责任心和使命感。 

3、缺乏专门档案管理人员，加上变动平凡，造成档案管理人员素质不高。如前所述，法院诉讼档案是一种专业性十分强的档案，可是档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，工作适应性不高，很难适应档案档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展有一定的局限。档案管理工作具有较强的专业性和工作的连续性，档案人员的平凡变动不符合档案工作专业性和连续性的要求，直接给档案管理工作带来不小的影响。从2005年至2012年的9年中，我院档案管理人员变动达4人之多，平均每人从事档案工作的时间不到3年。档案管理工作具有较强的专业性，除了必要的业务培训外，还有一个工作熟悉的过程，因此，保持档案人员的相对稳定，是搞好档案工作的一个重要前提。 

4、对电子档案信息化建设不够重视。由于我国普法教育的深入以及《诉讼费用交纳标准》的颁布实施，人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强，到法院诉讼的成本和门槛也大大降低，直接导致诉至法院的案件数量大幅度上升，档案数量也随之急速增长，可是各级人民法院却并没有引起足够的重视，虽然配备了电脑，却没有形成完整的电子档案，很多时候仍然在使用纸质档案，即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中，既不备份也不存档，一旦电脑出现故障、网络出现问题，很容易损毁、丢失，造成不可挽回的损失。

5、档案管理规定落后，缺乏制度化。现在实施的《人民法院档案管理办法》是最高人民法院于1991年制定的，随着社会经济的高速发展，该管理办法与审判工作实际已不相适应，对档案的收集、整理都缺乏相应的制度参照，导致档案的材料漏失现象严重。

三、解决问题的对策

1、全面提高对档案工作重要性的认识。在全体法官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育。结合案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等工作，对档案工作的重要性进行强调。针对普遍存在的重诉讼档案，轻文书档案的问题，要对文书档案的重要性进行特别的强调。与文书档案接触较多部门，如办公室、政治处等，更要特别注意提醒。平时在工作中要注意文件资料的保管，清退、移交要完整及时。文秘人员和档案人员要尽心尽责，及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。 

2、严格公文办理程序是搞好档案工作的基础。严格公文办理程序，加强公文办理各个环节的工作，是搞好档案工作的基础。在收文办理的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序和发文办理的拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序中，要严格遵守公文办理程序各个环节的工作，把工作责任落实到人，提高公文办理质量，避免公文的遗失和毁损，使所保存的档案既能全面反映法院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又为档案的保管和利用打下良好的基础。 

3、确定专职档案人员和保持其工作的相对稳定。根据档案管理工作的要求尽快配备专职档案人员并保持其工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感；保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程，也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单的履行一个交接手续完事。 

4、加快纸质档案电子化进程。电子档案和纸质档案共存已经有目共睹，但是电子档案相对来说更稳定、更方便，更有利于长期保存和提供利用，为此应该建立两套制管理，更好的方便档案的合理使用，一是要提高对原始纸质档案的录入速度，逐步实现软件管理，二是要实现档案管理设施的升级，对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学的管理好新型档案材料，三是要规范电子档案的归档管理，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管设施和环境，温度应保持在17-20度之间，相对湿度保持在35-40% 之间，还要有防磁设施等等。